La demanda de formatos más eficientes de comunicación interna está presente en la mayoría de compañías de tamaño medio-grande, especialmente entre aquellas que tienen que comunicar a una red de oficinas o puntos de venta distribuida por el territorio nacional. Trasladar de forma eficaz la información corporativa a toda la red de empleados y puntos de ventas es el principal desvelo de cualquier departamento de comunicación.

Para las grandes decisiones, el canal del reporte directo sigue siendo el más lógico y eficaz. Pero los empleados necesitan – y quieren – estar informados de todo lo que hace su marca; es imprescindible que la información fluya de forma natural y recurrente. Si la compañía establece un nuevo protocolo comercial, una nueva directriz de recursos humanos, un plan de incentivos, un ciclo de formaciones o una nueva campaña de marketing toda la red debe estar puntualmente informada al mismo tiempo o el caos cundirá en todos los niveles de la compañía. Y no se trata solo de necesidades funcionales; la información interna nos ayuda a crear cohesión grupal y orgullo de pertenencia.

Sin embargo, algo falla en el flujo de información corporativa. Los empleados sienten que se les paga por hacer su curro, no por leerse soporíferas revistas corporativas o interminables newsletters cargadas con excesiva información. Y desde el departamento de comunicación se empeñan en hacer lo mismo de siempre y usar formatos y canales obsoletos, obviando cualquier intento de introducir aire fresco en su estrategia de comunicación interna.

La innovación audiovisual supone una oportunidad de oro para mejorar la eficacia de la comunicación corporativa interna. ¿Cómo? Creando un canal audiovisual para uso interno.

Cómo crear “tumarca.tv” para tu red

Crear un canal de noticias en vídeo no tiene por qué ser complejo ni caro. Más bien al contrario, casi cualquiera puede hacerlo sin ayuda externa – o con una mínima ayuda técnica que no tiene porqué significar un gran derroche de inversión-. En realidad, la mayor parte del trabajo no difiere del que actualmente se hace desde un departamento de comunicación, ya esté este vinculado al equipo de marketing o al de recursos humanos. Esto es: internamente o a través de un equipo editorial, se deciden las noticias, novedades y, en general, toda aquella información que se quiere difundir en el boletín, según la frecuencia de publicaciones (semanal, quincenal, mensual, anual…) y se producen.

La diferencia radica en que, a la hora de generar el contenido, en vez de redactar un artículo para una newsletter física o digital, hacemos un guión para contarlo frente a una cámara (no hace falta que sea un guión completo; como en cualquier otra producción audiovisual, lo mejor es escribir las ideas principales y dejar que nuestros “reporteros” lo cuenten con sus propias palabras).

Tampoco requerimos de un plató completo para producirlo. Nos bastará con una cámara fija con un trípode y un micrófono  – si le añadimos iluminación, tanto mejor – y dedicar un día de rodaje desde una sala de reuniones, un despacho o incluso mejor, desde un rincón de la oficina donde se vean a los demás compañeros trabajando de fondo, como hacen la mayoría de informativos televisivos, lo que le dará a las noticias un toque más cercano y corporativo.

Uno de los grandes puntos a decidir es quién se pone delante de la cámara. Desde luego, puede ser alguien del propio equipo de comunicación, aunque un buen consejo es que quien firma cada noticia sea quien la cuente en primera persona. Al fin y al cabo, ¿quién mejor que el director de Contabilidad para contar el nuevo procedimiento de registro de facturas o la responsable de Legal para informarnos del nuevo marco jurídico?

Además de aportar un plus de credibilidad, ayuda a que todos seamos más “responsables y críticos” cuando seleccionamos las noticias que debemos difundir; no es lo mismo coger “la algachofa” y hablar a la cámara, que pasar a Comunicación la patata caliente de escribir sobre algún tema denso, aburrido y gris… En cualquier caso, lo aconsejable es que siempre sea alguien que pertenece a la empresa. La imagen que proyecta un externo contando nuestra información corporativa es lo más opuesto a lo que esa información persigue.

Otro aspecto a tener en cuenta cuando creamos contenido audiovisual es fijar una duración máxima por pieza, que no debe superar minuto y medio – dos minutos (si tu gente no tiene tiempo para leer, tampoco lo tiene para ver vídeos interminables…). Lo que no se puede contar en ese tiempo, es que está mal planteado; así de sencillo. Lo mismo sucede con el número de noticias; Si en redacción, las estadísticas dicen que la extensión máxima para mantener la atención de los lectores es de 2 páginas, en contenido audiovisual no deberíamos pasar las 6 piezas.

Por último, solo nos queda la edición. Aquí lo más aconsejable es ponerse en manos de profesionales, por agilidad y resultado final. Pero, si no contamos con ese presupuesto, hay programas free de edición de vídeos que nos pueden dejar un trabajo resultón, sin llegar a la calidad de los primeros. Lo ideal es crear una máscara de entrada y salida, subtitular el nombre y cargo de quien cuenta la noticia y meter una “mosca” con el logo de la compañía o el departamento para dotar al contenido de un look más corporate.

 

Alojamiento y distribución: alcanzando a la audiencia

Recurriendo al tópico, “content is the King, but distribution is the Queen… and she wears the pants”. Solo que aquí, por una vez y sin que sirva de excepción, la distribución no nos va a costar un duro…

El primer paso es colgar el contenido. Lo ideal es subirlo a la web o extranet corporativa, por descontado, pero en caso de carecer de ella, las redes de vídeo como Youtube o Vimeo permiten subir contenidos privados que solo están accesibles para los usuarios a los que le llega el enlace – en el caso de la segunda, además se pueden proteger con contraseña, que siempre es una medida óptima para evitar que alguien lo comparta públicamente, especialmente si se trata de información sensible solo para uso interno -.

Se pueden hacer comunicaciones por mailing para sugerir a los empleados que se suscriban al canal, de modo que recibirán una alerta cada vez que se sube un nuevo contenido.

Aunque lo más probable es que no podamos prescindir de hacer una newsletter, salvo que en este caso, el contenido central será el vídeo, no un bloque de texto. Plataformas de correo como Mailchimp permiten incorporar contenidos en formato vídeo sin problema. Además, este soporte nos ayuda a contextualizar cada noticia y adjuntar archivos, en caso de ser necesario.

¿Entonces no podemos evitar hacer de la newsletter? Bueno, en realidad no se trata de reducir trabajo, sino de hacerlo más eficiente, ¿no? Una newsletter con contenido en vídeo lo es, dado las muchas ventajas que conlleva y que a continuación os contamos.

 

Ventajas de tener un canal TV de comunicación corporativa

  • Eficacia: Lo primero, como habrás leído antes, es la eficacia. La comunicación audiovisual es la más eficaz que existe, porque permite una construcción del mensaje más sugerente, directa y fácil de consumir. Además, si estas noticias vienen contadas por un/a compañer@, generan un vínculo empático, ya que al ponerles cara y nombre, nos sentimos más comprometidos con lo que nos cuenta y tendemos a escucharlo con mayor atención.
  • Memorabilidad: la imagen y la voz siempre nos ayudan a retener la información mejor que el texto leído. Sobre todo, si solemos leer en diagonal, como pasa con taaantos comunicados internos…
  • Síntesis: También lo hemos comentado antes; el ritmo de producción nos empujará a acabar con uno de los grandes males en comunicación corporativa interna: el exceso de información. No toda la información es imprescindible, necesaria ni “consumible”. En otras palabras, por ponerla por escrito, no va a ser consultada y retenida por parte de la red. El esfuerzo de grabar ayuda al equipo editorial a distinguir mejor entre polvo y paja.
  • Innovación: Aunque ya hemos visto que crear un canal TV interno no es tan complejo como parece, sí transmite a la red la imagen de una compañía que se atreve a hacer algo diferente y apuesta por las nuevas tecnologías. ¡Un canal de TV interno! Eso suena innovador, rupturista… y suena a que, por fin, ¡alguien ha pensado en nosotros! ¿Qué más se puede pedir?

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